La révolution numérique continue de redéfinir l’entreprise moderne. Processus en temps réel, Big Data, systèmes pilotés par des algorithmes, la technologie numérique a généré d’énormes nouvelles perspectives d’efficacité et de capacités, mais a aussi apporté avec elle son lot de défis. Un élément clé de cette transformation est la dématérialisation des systèmes et procédures papier. Si cela apporte des avantages massifs en termes de rapidité, de commodité et d’efficacité, elle comporte également des risques importants à gérer pour effectuer ce changement. Dans ce billet, nous allons examiner les bases de la dématérialisation pour votre entreprise.
C’est quoi la dématérialisation ?
La dématérialisation en pratique
Maintenant, imaginez qu’au lieu de recevoir des documents papier, vous puissiez recevoir des factures sous forme de PDF et numériser chaque étape du processus de paiement. Vous pouvez même signer un PDF et gérer la signature numériquement également. Non seulement cela, mais vous pourriez convertir vos anciennes factures de documents papier en fichiers numériques, vous débarrassant ainsi de ces pièges mortels vacillants et créant une base de données fonctionnelle et consultable. C’est la dématérialisation en pratique.
Quels sont les avantages de la dématérialisation ?
Par rapport aux systèmes papier standard, les avantages de la dématérialisation sont considérables :
- vitesse ;
- sécurité ;
- réparation aux catastrophes ;
- facilité d’édition ;
- possibilité de recherche ;
- économie d’espace ;
- impact environnemental.
Quels sont les risques de la dématérialisation ?
Comme pour tout changement de processus et de systèmes, le passage du papier au numérique porte le risque de perturbation et de perte d’informations. Si cela est fait de manière incorrecte ou incomplète, vous risquez de souffrir plus que vous ne l’aviez prévu.
- stress et perturbation ;
- perte d’informations ;
- Les affaires légales.
Le diable se cache dans les détails
Avant de vous lancer dans le processus de dématérialisation, il y a quelques éléments dont vous devez être sûr.
Continuité des activités
Comment vos processus et systèmes continueront-ils à fonctionner au quotidien pendant la transition du papier au numérique ? Aurez-vous un point limite officiel pour la transition ? Par lequel de vos processus commencerez-vous ? Commencerez-vous par l’année la plus récente et remonterez-vous le temps ? Qui sera responsable de la réussite finale du processus de dématérialisation ? Vous devez avoir des réponses à ces questions avant de commencer.
Exigences en matière de formation du personnel
Tout processus de dématérialisation ne peut réussir que si les membres du personnel le conduisent. Dans un premier temps, vous devez envisager une formation complète de votre personnel à la création et à la gestion des fichiers numériques. Envisagez d’utiliser une plateforme de cours en ligne comme LearnWorlds et standardisez la formation initiale et les supports de formation pour mesurer les progrès réalisés. A part cela, ils pourraient avoir besoin d’une formation plus spécifique dans des domaines particuliers, comme l’autorisation de signature numérique.
Les besoins en logiciels
Pour commencer, vous allez avoir besoin d’une solution de gestion de documents numériques décente, c’est une évidence. Attention cependant, vos besoins en logiciels ne s’arrêteront probablement pas là. En effet, pour tirer le meilleur parti de la dématérialisation, considérez la gamme de logiciels existants pour vous aider à passer au numérique pour les logiciels de comptabilité, de RH et tout ce que vous estimerez nécessaire.
Collaboration en ligne
Pourquoi ne pas amorcer le passage au numérique dès la source ? En donnant à votre équipe la possibilité de collaborer en ligne avec des outils comme Slite ou Google Drive, vous éviterez d’avoir un jour des documents papier à classer en premier lieu. Les logiciels de gestion des dépenses tels que Spendesk vous y aideront.
Conclusion : libérez-vous de tout ce papier
Avec tous les excellents logiciels de gestion de documents qui existent, vous n’avez plus aucune excuse pour que vos étagères débordent de vieux papiers. Si bien menée, la dématérialisation de vos fichiers papier peut non seulement vous faire gagner du temps et de l’argent à vous et à votre équipe, mais peut aussi faire un bien meilleur usage de vos informations. Rendre vos dossiers papier consultables vous permet de prendre des décisions plus rapidement et plus efficacement, et de bénéficier de l’expérience passée.
Pour vous aider à aborder sereinement cette phase de transition, la société Coffreo vous propose ses services de dématérialisation des documents destinés aux RH. Plateforme et application mobile dédiées, fonctionnalités disponibles n’importe quand et n’importe où, tout est à portée de clics pour la satisfaction des entreprises et des salariés. Pour découvrir tous les avantages de la gestion numérique offerts par coffreo, cliquez sur le lien.
